Остатки склада по ссылке: как показать их бухгалтеру и партнёру без Excel
Как поделиться остатками склада одной ссылкой: без выгрузки в Excel, без регистрации получателя и без доступа к учёту. Склады, цены, срок действия и статистика просмотров.
Коротко: вместо того чтобы каждый раз выгружать остатки в Excel и пересылать файл, в SkladControl можно один раз создать ссылку на остатки. Бухгалтер, поставщик или партнёр открывает её в браузере без регистрации и всегда видит актуальные цифры. Изменить ничего не может — только посмотреть.
Почему Excel-выгрузка остатков — плохая привычка
«Скинь, сколько у нас осталось» — один из самых частых вопросов к складу. Обычный ответ — выгрузить таблицу и отправить в мессенджер или на почту. Это работает, пока вопрос задают раз в месяц. Дальше начинаются проблемы:
- Файл устаревает в момент отправки. Через час пришла поставка, и у бухгалтера уже неверные цифры, а вы об этом не знаете.
- Версии множатся. «Остатки_итог_2.xlsx» и «Остатки_новые.xlsx» лежат в переписке рядом, и никто не помнит, какой из них последний.
- Лишнее уходит наружу. В выгрузке легко оставить закупочные цены или чужой склад — и отправить их поставщику.
- Время. Каждая выгрузка — несколько минут, которые повторяются каждую неделю.
Как работает ссылка на остатки
Владелец или администратор открывает раздел «Доступ по ссылке», нажимает «Создать ссылку» и указывает, для кого она — например, «Бухгалтер Ольга». Дальше три настройки:
- Склады. Отметьте, какие склады видны по ссылке. Ничего не выбрано — видны все. Поставщику можно показать только основной склад, а бухгалтеру — всё.
- Цены. Закупочные и продажные цены по умолчанию скрыты. Включайте их только для тех, кому они нужны, — например, для бухгалтера.
- Срок действия. Без срока, 7 или 30 дней. Временному партнёру — ссылку на неделю, и думать о ней больше не придётся.
После создания ссылку можно скопировать и отправить в любом мессенджере или письмом. Регистрация получателю не нужна, и место сотрудника в тарифе он не занимает.
Что видит получатель
По ссылке открывается страница «Остатки» с пометкой «Только просмотр». На компьютере — таблица, на телефоне — карточки товаров. На странице:
- Поиск по названию, артикулу или штрихкоду.
- Переключатель складов, если их в ссылке несколько: остаток по каждому складу в своей колонке и итог «Всего».
- Фильтр «Заканчивается» — только товары ниже минимального остатка. Остаток таких товаров подсвечен красным.
- Минимальный остаток по каждой позиции и цены, если вы их разрешили.
- Срок действия ссылки, если он задан.
Цифры всегда текущие: страница берёт остатки на момент открытия. Провели приёмку — поставщик увидит новое количество при следующем обновлении страницы.
Кому и зачем отправлять остатки по ссылке
| Кому | Что показать | Зачем |
|---|---|---|
| Бухгалтеру | Все склады, с ценами | Сверка остатков и стоимости запасов без запросов «пришли таблицу» |
| Поставщику | Нужный склад, без цен | Сам видит, что заканчивается, и предлагает поставку вовремя |
| Партнёру или дилеру | Склад с товаром для продажи, срок 30 дней | Проверяет наличие перед тем, как пообещать товар клиенту |
| Прорабу на объекте | Склад объекта, без цен | Знает, что есть на месте, не звоня на склад |
Контроль: кто и когда открывал ссылку
В списке ссылок видно, работает ссылка или уже истекла, сколько раз её открывали и когда в последний раз. Если ссылка больше не нужна или попала не туда — удалите её, и она сразу перестанет открываться. Вернуть удалённую ссылку нельзя, можно только создать новую.
Ссылка на остатки и ежедневная сводка
Ссылка отвечает на вопрос «сколько сейчас», когда его задаёт кто-то снаружи. Для себя и своей команды удобнее получать итог автоматически: что пришло, что ушло и что заканчивается — раз в день, в мессенджер. Об этом — в статье «Ежедневный отчёт по складу в мессенджер».
Как начать
- Если остатки пока в таблице — загрузите их из Excel: система сама предлагает соответствие колонок. Как это устроено — в статье «Складской учёт вместо Excel».
- Задайте товарам минимальный остаток, чтобы получатели видели, что заканчивается.
- Откройте «Доступ по ссылке», создайте ссылку и отправьте её бухгалтеру или поставщику.
Как выглядит страница остатков по ссылке — в демо на главной. Полный список функций — на странице возможностей, тарифы — на странице цен.
Частые вопросы
Нужно ли получателю регистрироваться, чтобы посмотреть остатки?
Нет. Ссылка открывается в любом браузере — на компьютере или телефоне. Получатель не становится сотрудником организации и не занимает место пользователя в тарифе.
Может ли получатель что-то изменить на складе?
Нет. По ссылке открывается страница «Только просмотр»: остатки с поиском и фильтрами. Провести приход, списать товар или поменять карточку оттуда нельзя.
Увидит ли поставщик наши закупочные цены?
Только если вы сами включите «Показывать цены» при создании ссылки. По умолчанию цены закупки и продажи скрыты.
Как закрыть доступ по ссылке?
Задайте срок действия 7 или 30 дней — после него ссылка перестанет открываться сама. Или удалите её в разделе «Доступ по ссылке» — она перестанет работать сразу.
Остатки по ссылке обновляются?
Да. Страница показывает текущие остатки на момент открытия: каждая проведённая приёмка, отгрузка или списание сразу видны получателю. Переотправлять ничего не нужно.
Кто может создавать ссылки на остатки?
Владелец и администратор организации. Остальные сотрудники создавать и удалять ссылки не могут.