Ежедневный отчёт по складу в мессенджер: как контролировать склад, не заходя в программу
Зачем владельцу ежедневный отчёт по складу и как получать его без захода в программу: приход, расход, списания, товары ниже минимального остатка и работа сотрудников — в Telegram, MAX или VK.
Когда присылать
Дни и час отправки по московскому времени. В сводку попадает всё с прошлой сводки: обычно за сутки, а после дней без рассылки (например, выходных) — сразу за все пропущенные дни.
Что показывать
-
Приход и расход Сколько было поставок, выдач и списаний
-
Что именно До 5 позиций списком под приходом, расходом и списанием
-
Заканчивается Товары ниже минимального остатка
-
Операции по сотрудникам Сколько операций провёл каждый сотрудник
-
Присылать, даже если операций не было Если за день не было ни прихода, ни расхода, ни списаний — по умолчанию сводка не приходит
SkladControl
бот
📊 Сводка дня — СтройБаза «Северная»
🗓 За сутки: с 19:00 вчера до 19:00 сегодня
📥 Приход : 3 поставки
• Саморезы по металлу 4,2×19 — 3 000 шт
• Арматура А500С Ø12 — 600 м
• Газобетон D500 600×300×200 — 192 шт
• Цемент М500 Д0, 50 кг — 60 меш
• Профиль ПН 50×40 — 40 шт
…и ещё 2 позиции
📤 Расход : 7 выдач
• Саморезы по металлу 4,2×19 — 1 500 шт
• Арматура А500С Ø12 — 360 м
• Газобетон D500 600×300×200 — 96 шт
• Цемент М500 Д0, 50 кг — 40 меш
• Перчатки х/б — 20 пар
…и ещё 2 позиции
🗑️ Списание : 1 списание
• Газобетон D500 600×300×200 — 6 шт
• Гипсокартон 12,5 мм — 2 лист
🔁 Перемещений: 2
⚠️ Заканчивается (3)
• Пена монтажная 750 мл — 4 из 20 шт, «База»
• Диск отрезной 125 мм — 7 из 25 шт, «База»
• Цемент М500 Д0, 50 кг — 12 из 30 меш, «Объект на Лесной»
👥 Операции по сотрудникам
• Сергей Морозов — 8 операций
• Алексей Волков — 4 операции
• Дмитрий Ким — 1 операция
Операций за период не было.
19:00
Коротко: в SkladControl ежедневный отчёт по складу собирается сам. В выбранный час бот присылает в Telegram, MAX или VK, что пришло, что ушло, что списали, что заканчивается и сколько операций провёл каждый сотрудник. Открывать программу и звонить на склад не нужно.
Зачем владельцу ежедневный отчёт по складу
Пока склад маленький, владелец знает всё сам. Как только появляются сотрудники, второй склад или объект, картина дня теряется. Узнать её можно тремя способами — и у каждого своя цена:
- Звонить и спрашивать. Отвлекает людей, а ответ «вроде всё нормально» ничего не говорит о цифрах.
- Просить отчёт у кладовщика. Это ещё полчаса работы в конце смены, и отчёт всё равно приходит в свободной форме.
- Открывать программу и смотреть самому. Работает, если об этом не забывать — а именно в загруженный день об этом и забывают.
Автоматическая сводка дня снимает все три проблемы: отчёт приходит сам, в одном и том же формате, туда, где вы и так читаете сообщения.
Что входит в сводку дня
Сводка — одно сообщение бота. В начале указан период, за который она собрана, дальше разделы:
- Приход, расход и списание. Сколько было поставок, выдач и списаний, и до 5 позиций с количеством под каждым типом операции. Перемещения между складами — отдельной строкой.
- Заканчивается. Товары ниже минимального остатка: сколько осталось, какой минимум задан и на каком складе. Это готовый список к дозаказу.
- Операции по сотрудникам. Сколько операций провёл каждый — видно, кто работал, без расспросов.
Под сообщением — кнопки «Обновить сводку» и «Открыть приложение».
Как настроить ежедневный отчёт
Сводка включена по умолчанию: с понедельника по субботу в 19:00 по Москве, для владельца и администратора. Настроить её можно во вкладке «Сводка дня» в аккаунте:
| Настройка | Что меняет | По умолчанию |
|---|---|---|
| Дни недели | В какие дни приходит отчёт | Пн–Сб |
| Час отправки | Любой час с 00:00 до 23:00 по Москве | 19:00 |
| Разделы | Приход и расход, список позиций, «Заканчивается», операции по сотрудникам | Все включены |
| Дни без операций | Присылать ли сводку, если за день ничего не происходило | Не присылать |
| Получатели | Роли: владелец, администратор, оператор | Владелец и администратор |
Превью в настройках сразу показывает, как будет выглядеть сообщение, — ещё до сохранения. Посмотреть, как это выглядит, можно на странице сводки дня.
Выходные и пропущенные дни
Сводка считает всё, что произошло с прошлой отправки. Если склад работает по субботам, а сводка приходит только в будни, в понедельник придёт итог сразу за субботу и воскресенье — в начале сообщения будет указан период. Ничего не теряется между отчётами.
Свежий итог в любой момент
Вечера ждать не обязательно. Нажмите «Обновить сводку» под последним сообщением или «Сводка за сегодня» в боте — и получите итог на текущую минуту. Если вы состоите в нескольких организациях, бот спросит, по какой из них показать сводку.
Кому полезна сводка дня
- Владельцу. Контроль склада удалённо: видно движение товаров и работу сотрудников, даже если вы весь день на встречах или на другом объекте.
- Снабженцу. Раздел «Заканчивается» — готовый список к заказу, не нужно отдельно проверять остатки.
- Руководителю склада. Быстро закрыть смену и заметить, если что-то провели не так.
Если остатки нужно показать кому-то снаружи — бухгалтеру или поставщику, — сводка не подходит: она приходит только сотрудникам. Для этого есть ссылка на остатки, подробнее — в статье «Остатки склада по ссылке».
Как начать
- Перенесите остатки из Excel — как это сделать, читайте в статье «Складской учёт вместо Excel».
- Задайте товарам минимальный остаток, чтобы раздел «Заканчивается» работал.
- Подключите бота в Telegram, MAX или VK — первая сводка придёт в ближайший рабочий вечер.
Полный список функций — на странице возможностей, тарифы — на странице цен.
Частые вопросы
В какие мессенджеры приходит ежедневный отчёт по складу?
В Telegram, MAX и VK — через бота SkladControl. Каждый получатель может выбрать каналы для себя на вкладке «Уведомления».
Во сколько приходит сводка дня?
По умолчанию с понедельника по субботу в 19:00 по московскому времени. Дни недели и час (с 00:00 до 23:00 по Москве) меняются в настройках.
Что будет, если склад не работал в выходные?
Сводка считает всё с прошлой отправки. В понедельник придёт итог сразу за все пропущенные дни, а в начале сообщения будет указан период.
Можно ли получить отчёт посреди дня?
Да. Под сводкой есть кнопка «Обновить сводку», а в боте — «Сводка за сегодня»: итог дня собирается сразу, не дожидаясь вечера.
Кто получает ежедневный отчёт?
По умолчанию владелец и администратор. Владелец может добавить операторов или убрать любую роль. Каждый может отключить сводку для себя кнопкой «Не присылать мне сводку» в боте.
Придёт ли сводка, если за день ничего не происходило?
По умолчанию нет — чтобы не беспокоить пустыми сообщениями. Если нужна сводка каждый день, включите «Присылать, даже если операций не было».