Складской учёт вместо Excel: когда таблица перестаёт справляться
Excel ломается на складе с ростом ассортимента и числа сотрудников. Разбираем, где именно, и как перенести остатки в программу учёта за один вечер.
Почему Excel ломается на складе
Таблица отлично справляется, пока склад маленький и с ним работает один человек. Проблемы начинаются, когда подключаются ещё сотрудники и растёт ассортимент.
- Конфликты одновременных правок. Двое открыли файл — кто-то из них теряет изменения или работает со старой версией остатков.
- Ручной ввод. Опечатка в артикуле или количестве — и остаток в таблице расходится с тем, что реально лежит на складе.
- Нет инвентаризации по штрихкодам. Пересчёт — это вручную сверять строки с полками, на что уходит вечер или выходной.
- Нет истории изменений. Кто и когда поправил остаток — не восстановить. Файл потерян или испорчен — восстанавливать нечем.
Когда пора мигрировать
Признаки, что таблица уже не справляется:
- на складе работает больше одного человека одновременно;
- в ассортименте больше 300 позиций;
- инвентаризация регулярно расходится с фактическими остатками;
- заказ поставщику делается «на глаз», потому что проверять таблицу долго.
Как перенести склад из Excel за вечер
Импортируете таблицу как есть — систему не нужно готовить заранее под конкретный формат. Она сама предлагает соответствие колонок (наименование, артикул, остаток, цена), вы подтверждаете и получаете отчёт об ошибках, если что-то не распозналось. Дальше со складом уже работаете в системе, а не в файле.
Если таблицы пока нет — скачайте бесплатный шаблон учёта товаров в Excel: он сразу в формате импорта.
Что получаете взамен
- Сканирование камерой телефона. Инвентаризация и приёмка — без отдельных сканеров, приложением или мини-приложением в MAX.
- Уведомления о минимальном остатке. Остаток упал ниже порога — сообщим, чтобы не пропустить момент для заказа.
- Несколько складов. Перемещение между складами — в два шага, без отдельных файлов на каждый склад.
- 0 ₽ доплаты за сотрудников. Цена тарифа не зависит от числа приглашённых людей.
Было / стало
| Excel | SkladControl |
|---|---|
| Конфликты при одновременной правке | Общая база, изменения видны всем сразу |
| Пересчёт вручную по полкам | Инвентаризация сканером камеры телефона |
| Расхождения остатков не отслеживаются | Уведомление при падении ниже минимального остатка |
| Нет истории изменений | Журнал операций по каждому складу |
Сколько это стоит
Бесплатный тариф — 2 сотрудника и 300 товаров. Платные начинаются от 490 ₽/мес, цена не растёт от числа сотрудников ни на одном тарифе. Подробности — на странице тарифов.
Если сравниваете не с Excel, а с другой складской системой — таблица общих различий есть на странице сравнения.
Если только выбираете, что вообще нужно складу малого бизнеса — читайте «Складской учёт для малого бизнеса и ИП».
Частые вопросы
Как перенести склад из Excel в программу учёта?
Загружаете свою таблицу как есть — система сама предлагает соответствие колонок (наименование, артикул, остаток, цена). Вы подтверждаете, система показывает отчёт об ошибках, если что-то не сошлось. Обычно весь перенос укладывается в один вечер.
Нужен ли специальный сканер штрихкодов?
Нет. Инвентаризация и приёмка сканируются камерой обычного телефона — приложением или мини-приложением в MAX. Отдельное оборудование не требуется.
Сколько стоит складской учёт для малого бизнеса?
Есть бесплатный тариф на 2 сотрудников и 300 товаров. Платные — от 490 ₽/мес. Цена не растёт от числа приглашённых сотрудников ни на одном тарифе.
Можно ли вести несколько складов в одной системе?
Да, мультисклад доступен из коробки — перемещение товара между складами оформляется в два шага.