Учёт товаров в магазине: таблица или программа
В маленьком магазине учёт часто начинается с тетради, потом переезжает в Excel. Разберём, где у каждого способа предел и по каким признакам понять, что пора менять инструмент.
Что вообще нужно учитывать в магазине
Независимо от инструмента, учёт товаров в магазине — это пять операций:
- Приход — что, сколько и от какого поставщика привезли.
- Продажа — что ушло покупателям.
- Списание — брак, порча, истёк срок, с причиной.
- Пересчёт — сверка остатка в учёте с полкой.
- Дозаказ — что заканчивается и пора заказать.
Остаток = было + приход − продажи − списания. Вопрос только в том, где и кто это считает.
Тетрадь
Самый простой вариант: журнал прихода и продаж, раз в неделю — пересчёт. Подходит, пока ассортимент помещается в голове, а учёт ведёт сам владелец.
Предел: остаток каждый раз считается заново, ошибку в сложении не найти, а по записям нельзя быстро понять, что заканчивается.
Таблица Excel
Следующий шаг: журнал движения и лист с остатками, которые считаются формулами. Как собрать такую таблицу — в статье «Таблица приход-расход-остаток в Excel», а как сделать, чтобы остаток пересчитывался сам и не уходил в минус, — в статье «Как сделать, чтобы остаток в Excel считался сам».
Таблица хорошо работает, когда учёт ведёт один человек за компьютером и магазин один. Дальше начинаются проблемы, которые формулами не решаются.
Признаки, что таблицы уже мало
| Ситуация | Что ломается в Excel |
|---|---|
| Учёт ведут продавец и владелец | Две копии файла, остатки в них расходятся |
| Приёмка в торговом зале или на складе | Компьютер далеко, приход вносят «потом» и забывают |
| Второй магазин или склад | Отдельный файл на точку, перемещения между ними не видны |
| Товары со штрихкодом | Поиск по названию вместо скана, опечатки в позициях |
| Хозяин не в магазине | Остатки видны, только если открыть файл |
Если узнали в таблице хотя бы две ситуации — пора смотреть программу.
Что должно быть в программе для небольшого магазина
- Остатки считаются после каждой операции — любого сотрудника, без пересчёта вручную.
- Работа с телефона. Приход и продажу отмечают у полки, а не за компьютером.
- Скан штрихкода камерой. Без покупки сканера или терминала.
- Несколько точек. Остатки по каждому магазину и складу, перемещение между ними.
- Уведомление о минимальном остатке. Чтобы дозаказ не зависел от памяти.
- Перенос из Excel. Загрузить текущую таблицу, а не вбивать ассортимент заново.
Чего для небольшого магазина обычно не нужно: адресного хранения, сложных маршрутов сборки и внедрения на месяцы. Подробнее — в статье «Складской учёт для малого бизнеса и ИП».
Как это устроено в SkladControl
Всё перечисленное выше работает в SkladControl: приход, продажи и списания с телефона — в мини-приложении MAX, Telegram или браузере, скан штрихкода камерой, несколько складов и точек, бот пишет о минимальном остатке. Таблицу Excel загружаете как есть — колонки распознаются сами. Касса программой не заменяется: продажи вносятся расходом, интеграции с кассами в планах.
Как выглядит учёт именно для магазина — на странице «Учёт товаров в магазине». Бесплатно — 2 пользователя, 1 склад, 300 товаров.
Частые вопросы
Как вести учёт товара в маленьком магазине вручную?
Минимум — журнал прихода и продаж и регулярный пересчёт. Остаток = было + привезли − продали. Вручную это работает при небольшом ассортименте и одном человеке, который ведёт учёт; дальше ошибки начинают копиться.
До какого ассортимента хватает таблицы Excel?
Жёсткой границы нет. Таблица перестаёт справляться не от числа товаров, а от числа людей и точек: когда учёт ведут двое и больше, нужен доступ со склада или есть несколько магазинов.
Нужна ли программа учёта, если есть онлайн-касса?
Касса фиксирует продажи, но приёмку, списания, пересчёт и остатки на складе обычно ведут отдельно. SkladControl не заменяет кассу: продажи вносятся расходом, интеграции с кассами в планах.
Сколько стоит программа учёта товаров для магазина?
В SkladControl есть бесплатный тариф — 2 пользователя, 1 склад, 300 товаров. Платные тарифы — от 490 ₽ в месяц за организацию, без доплаты за каждого сотрудника.