Учёт продуктов в столовой и пищеблоке: приход, расход по меню и остаток

Статья про оперативный учёт кладовой: сколько продуктов есть сейчас, сколько ушло по меню и что пора заказать. Это подходит столовой, кафе, пищеблоку школы или детского сада. Бухгалтерские документы бюджетного учреждения (меню-требование и т. п.) ведутся отдельно по правилам учреждения — таблица их не заменяет.

Чем учёт продуктов отличается от обычного склада

• Расход в граммах, а приход в килограммах. Привезли мешок муки 50 кг, а уходит она по 30 г на порцию.
• Расход считается из меню. Никто не взвешивает каждую выдачу — расход получается из количества порций и норм.
• Сроки и порча. Часть продуктов списывается не в котёл, а в утиль — это нужно видеть отдельно.

Таблица Excel на три листа

1. Лист «Продукты»

Колонки: A — «Продукт», B — «Ед.» (кг, л, шт), C — «На начало», D — «Приход», E — «Расход по меню», F — «Списано», G — «Остаток», H — «Мин. остаток». Остаток: =C2+D2-E2-F2.

2. Лист «Нормы»

Технологическая раскладка: по строке на каждый продукт в каждом блюде. Колонки: A — «Блюдо», B — «Продукт», C — «Норма на порцию, г», D — «Порций», E — «Расход, кг».

Например, «Каша гречневая» — «Крупа гречневая» — 50 г; «Каша гречневая» — «Масло сливочное» — 5 г. Одно блюдо занимает столько строк, сколько в нём продуктов.

3. Лист «Меню»

Колонки: A — «Дата», B — «Блюдо», C — «Порций». Каждый день — строки с блюдами и количеством порций. Дату расчёта держите в одной ячейке, например Меню!F1.

Формулы, которые связывают листы

• Порций блюда на дату (лист «Нормы», D2): =СУММЕСЛИМН(Меню!C:C;Меню!B:B;A2;Меню!A:A;Меню!$F$1)
• Расход продукта в блюде, кг (E2): =D2*C2/1000
• Расход продукта по всему меню (лист «Продукты», E2): =СУММЕСЛИМН(Нормы!E:E;Нормы!B:B;A2)

Внесли меню на день — расход каждого продукта посчитался сам, остаток уменьшился. Чтобы вести учёт за месяц, а не за один день, уберите из формулы порций условие по дате и считайте порции за весь период.

Приход и списания

Поставки ведите на отдельном листе «Приход» (дата, продукт, количество, поставщик) и собирайте в колонку D листа «Продукты» через СУММЕСЛИМН. Порчу и просрочку — на листе «Списания» с колонкой «Причина»: так видно, сколько продуктов ушло не в котёл. Общий принцип таких формул — в статье «Таблица приход-расход-остаток в Excel».

Где таблица начинает подводить

• Повар и кладовщик правят одну таблицу — копии расходятся.
• Поставку надо внести сразу при приёмке, а компьютер в кабинете, не в кладовой.
• Нормы поменяли, а старые строки «Норм» остались — расход считается по устаревшей раскладке.
• Никто не замечает, что масло закончится послезавтра, пока не откроет файл.

Как то же самое делается в SkladControl

• Блюдо — готовая продукция с рецептурой. В рецептуре — продукты и норма расхода на одну порцию.
• Сборка списывает продукты по нормам. Указали, сколько порций приготовили, — продукты списались одной операцией.
• Приёмка с телефона. Поставку отмечают прямо в кладовой — в мини-приложении MAX, Telegram или браузере.
• Списание с причиной. Порча, истёк срок, недостача — видно в отчётах, сколько ушло мимо котла.
• Бот напоминает. Когда продукт опускается до минимального остатка, приходит сообщение в мессенджер.

Посмотреть можно на демо-складе «Кафе / ресторан» — с товарами и историей операций, без почты и пароля. Учёт остатков, приёмка и списания доступны на бесплатном тарифе, рецептура и сборка — с тарифа «Старт» ( тарифы).

Частые вопросы

Как посчитать расход продуктов по меню?

Для каждого блюда задайте норму продукта на одну порцию в граммах. Расход продукта за день = количество порций × норма ÷ 1000 (в килограммах). Сумма по всем блюдам дня — это расход продукта, который вычитается из остатка.

В каких единицах вести учёт продуктов?

Продукты храните в тех единицах, в которых их принимают и взвешивают: килограммы, литры, штуки (яйца). Нормы в меню удобнее задавать в граммах и переводить в килограммы делением на 1000.

Заменяет ли такая таблица документы для бухгалтерии детского сада?

Нет. В бюджетных учреждениях выдачу продуктов оформляют меню-требованием и другими документами по правилам учреждения, а бухгалтерский учёт ведёт бухгалтерия. Таблица и программа из статьи — для оперативного остатка в кладовой: сколько есть сейчас и что пора заказать.

Можно ли списывать продукты по рецептуре автоматически?

Да, в SkladControl: блюдо заводится как готовая продукция с рецептурой — список продуктов и норма на порцию. Операция сборки списывает продукты по этим нормам одной операцией. Рецептура доступна с тарифа «Старт».