Таблица учёта материалов и ТМЦ: приход, выдача и остаток

Таблица подходит для склада материалов в мастерской, на производстве, в стройке, лаборатории или хозяйственной службе. Речь об оперативном учёте — остаток на складе и движение по объектам. Бухгалтерский учёт с первичными документами ведётся отдельно.

Лист «Материалы» — справочник и остатки

Колонки: A — «Код», B — «Наименование», C — «Ед. изм.», D — «На начало», E — «Приход», F — «Расход», G — «Остаток», H — «Мин. остаток».

• Код обязателен. «Саморез 4,2×75» и «Саморез 4.2х75» для формулы — разные материалы. Код вида М-0012 снимает путаницу, а наименование остаётся для людей.
• Единица измерения — одна на материал. Если краску принимают в банках, а выдают литрами, выберите одну единицу и пересчитывайте при вводе — иначе остаток не сойдётся.

Формулы (строка 2, протягиваются вниз):

• Приход: =СУММЕСЛИМН(Журнал!C:C;Журнал!B:B;A2)
• Расход: =СУММЕСЛИМН(Журнал!D:D;Журнал!B:B;A2)
• Остаток: =D2+E2-F2

Лист «Журнал» — приход и выдача

Колонки: A — «Дата», B — «Код», C — «Приход», D — «Расход», E — «Кому / объект», F — «Основание» (номер накладной, заявки, наряда).

Каждая поставка и каждая выдача — новая строка. Колонка E — главное отличие от учёта товаров: без неё остаток будет, а ответа на вопрос «куда ушло» — нет. Для B и E сделайте выпадающие списки через «Данные» → «Проверка данных» → «Список», чтобы не плодить опечатки в кодах и названиях объектов.

Лист «По объектам» — кому сколько выдано

Строки — материалы (код в колонке A), столбцы — объекты или получатели (названия в первой строке, начиная с C1). Формула в C2:

=СУММЕСЛИМН(Журнал!$D:$D;Журнал!$B:$B;$A2;Журнал!$E:$E;C$1)

Протяните вправо и вниз — получите сводку расхода материалов по объектам. Чтобы смотреть период, добавьте условия по дате: Журнал!$A:$A;">="&$K$1;Журнал!$A:$A;"<="&$K$2, где в K1 и K2 начало и конец периода.

Минимальный остаток

На листе «Материалы» выделите колонку «Остаток» → «Условное форматирование» → «Использовать формулу» → =G2<=H2 → заливка. Материалы, которые пора докупить, видно сразу.

Типичные ошибки в учёте материалов

• Выдали «на словах». Материал взяли со склада, строку не внесли — недостача всплывает на пересчёте.
• Остаток на объекте не учитывается. Материал выдан на объект и числится израсходованным, хотя лежит там же, только в другом месте.
• Таблица одна, кладовщиков несколько. Каждый ведёт свою копию, сводить их — отдельная работа.

Объект как отдельный склад

Если на объекте остаются материалы, которые потом возвращают или перевозят на другой объект, удобнее считать объект отдельным складом. В Excel это значит заводить отдельный журнал на каждый объект — быстро становится неудобно.

В SkladControl каждый объект можно завести как склад: материалы передаются туда перемещением в два шага (отправили — приняли), остаток видно по каждому месту, а списание в работу оформляется с причиной. Приход и перемещение отмечают с телефона прямо на объекте, материал находится сканом штрихкода. Подробнее — на странице учёта прихода и расхода.

Готовый шаблон с формулами для товаров и материалов — скачать бесплатно. Как настроить, чтобы остаток не уходил в минус и пересчитывался сам, — в статье «Как сделать, чтобы остаток в Excel считался сам».

Частые вопросы

Чем учёт материалов отличается от учёта товаров?

Материалы выдаются в работу, на объект или сотруднику, а не продаются. Поэтому в журнале расхода кроме количества нужна колонка «Кому / куда» — без неё остаток посчитаете, а куда ушли материалы — нет.

Какие колонки нужны в таблице учёта ТМЦ?

Справочник: код, наименование, единица измерения, начальный остаток, минимальный остаток. Журнал: дата, код, приход, расход, кому или на какой объект, документ или основание.

Как посчитать, сколько материалов ушло на объект?

Формулой СУММЕСЛИМН по журналу с двумя условиями: материал и объект. Например, =СУММЕСЛИМН(Журнал!D:D;Журнал!B:B;$A2;Журнал!E:E;C$1), где в A2 код материала, а в C1 название объекта.

Подходит ли эта таблица для бухгалтерского учёта материалов?

Нет, это оперативный учёт: остатки на складе и движение по объектам. Бухгалтерский учёт материалов с первичными документами ведёт бухгалтерия по своим правилам.